Privacyverklaring Personeelsvereniging HWGO en Boetefonds HWGO

1. Wie zijn wij

Deze privacyverklaring geldt voor:

  • Personeelsvereniging HWGO, een personeelsvereniging voor medewerkers van HWGO; en
  • Boetefonds HWGO, een vereniging die een collectieve regeling aanbiedt ter dekking van boetes.

Beide verenigingen (hierna gezamenlijk: “HWGO”) hechten groot belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en verwerken deze met zorg en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

HWGO verwerkt de volgende persoonsgegevens van haar leden:

  • Naam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bankgegevens, inclusief incassomachtiging
  • Werknummer
  • Datum indiensttreding
  • Functie

3. Doel van de verwerking

De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Het voeren van de ledenadministratie;
  • Het innen van contributie of premies;
  • Het onderhouden van contact met leden over hun lidmaatschap en activiteiten;
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, indien van toepassing.

4. Grondslag voor verwerking

HWGO verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

  • Uitvoering van de overeenkomst (het lidmaatschap van de vereniging);
  • Wettelijke verplichting (bijvoorbeeld administratieve bewaarplicht);
  • Gerechtvaardigd belang (zoals het organiseren van verenigingsactiviteiten en communicatie met leden).

5. Bewaartermijnen

HWGO bewaart persoonsgegevens zolang iemand lid is van de vereniging.
Na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens nog maximaal 6 maanden bewaard om administratieve afhandeling mogelijk te maken, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld voor financiële administratie, maximaal 7 jaar volgens fiscale regels).

6. Delen van persoonsgegevens met derden

HWGO deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de verenigingsdoeleinden of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Voorbeelden hiervan zijn:

  • Verwerkers die helpen bij de financiële administratie of ledenbeheer;
  • IT-dienstverleners voor beveiligde opslag (zoals Cloudflare).

Met deze partijen worden verwerkersovereenkomsten gesloten om de privacy te waarborgen.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

HWGO neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan.
Denk hierbij aan beveiligde opslag, beperkte toegang en versleutelde verbindingen.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking of een verzoek indienen om gegevens over te dragen aan een andere partij.
Een verzoek kun je indienen via: 📧 info@pv-hwgo.nl
HWGO zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, reageren op je verzoek.

9. Cookies en websitebezoek

HWGO gebruikt functionele en analytische cookies om de website goed te laten werken en het gebruik te kunnen analyseren.
De website maakt onder andere gebruik van Cloudflare voor beveiliging en prestatieverbetering. Hierbij kunnen technische gegevens (zoals IP-adressen) tijdelijk worden verwerkt.

10. Wijzigingen

HWGO behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele versie is altijd te vinden op de website of verkrijgbaar via het bestuur.

11. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens:

Personeelsvereniging HWGO / Boetefonds HWGO
📧 info@pv-hwgo.nl